Dokumenthåndtering
Dokumenthåndtering handler om at holde styr på alle de vigtige dokumenter, som en virksomhed bruger i sin daglige drift. Det indebærer at skabe, gemme, organisere og vedligeholde dokumenter, hvad enten de er digitale eller fysiske. Men det stopper ikke der. Dokumenthåndtering betyder også at kontrollere, hvem der har adgang til disse dokumenter, sikre dem mod uautoriseret adgang, dele dem med de rette personer og håndtere forskellige versioner, så alle arbejder ud fra den nyeste information.
Dokumenthåndtering med Qasi Control Systems
Med dokumenthåndtering fra Qasi Control Systems, kan i nemt og effektivt tilgå jeres firmas dokumenter, og håndtere forskellige versioner af de respektive dokumenter. Med dokumentstyring fra Qasi Conrol System, leverer vi et brugervenligt, enkelt og effektivt system, der skaber overblik over jeres arbejdsgange og dokumenter.
Uanset størrelsen på virksomheden, kan dokumentstyring spille en afgørende rolle. Vi tilbyder en løsning der hjælper med at strømline jeres arbejdsprocesser, minimere risikoen for menneskelige fejl og sikre, at alle medarbejdere arbejder ud fra den nyeste og mest præcise information.
Er I interesseret i at få orden i dokumenter og informationer intern i din virksomhed, hvor I får skabt de perfekte rammer for simpel og effektiv dokumenthåndtering, så hjælper vi gerne.
Skal vi mødes?
Book et gratis og uforpligtende møde, og lad os fortælle hvad Qasi Control System kan gøre for din virksomhed. Det tager kun 1 time og vi kan sikrer dig, men kan være altafgørende for din virksomhed.
Dokumenthåndtering og kvalitetsstyring integreret i ét system
Med vores QMS-system med integreret dokumentstyring, bliver det muligt at automatisere rutineopgaver som dokumentgodkendelser, versionskontrol og distribution. Har I intern i firmaet styr på opsætning, tilbyder vi vores QSC-portal som en single site løsning. Kræver opsætningen en hjælpende hånd, tilbyder vi også vores QMS-system som en hostet løsning med implementering og oplæring, hvor vi sikrer drift, vedligeholdelse og backup.
Løsningen fra Qasi Control System er et komplet, fleksibelt, dynamisk og sikkert online system til alt hvad der indebærer i dokumenthåndtering og kvalitetsstyring, til alle typer af virksomheder.
Komplet fordi
– Systemet har værktøjer til på en enkelt og overskuelig måde at håndtere alle typer af kravelementer i kendte kvalitets- og miljøstandarder
Fleksibel fordi
– Muligheden for at udveksle informationer fra øvrige systemer (f.eks. Movex, Amic, Axapta, Navision osv.)
-Muligheden for at tilpasse specielle kundebehov/-ønsker komplettere eksisterende velfungerende systemer (f.eks. dokumentstyringssystem, afvigelseshåndtering
Dynamisk fordi
– Systemet er enkelt at vedligeholde og opdatere i forbindelse med ændringer
– Qasi Control System sikrer vedligehold af data et sted – hvor det er naturligt
Sikkert fordi
– Rettigheder (administrator, redaktør, forfatter + læser og godkender(e)) kan defineres individuelt og med stor detaljeringsgrad.
Fordele med dokumenthåndtering fra Qasi Control System
Helt simpelt vil I med dokumenthåndtering opleve flere fordele, bl.a. tidsbesparelse ved digital dokumenthåndtering, øget sikkerhed og kontrol over dokumenter og effektiv adgang og søgning af dokumenter. Når alle dokumenter er digitale og tilgængelige gennem et dokumenthåndteringssystem, bliver det langt nemmere at finde præcis det, man leder efter, hvor der bliver givet jeres virksomhed mere kontrol jeres dokumenter ved at gøre det muligt at definere adgangsrettigheder for forskellige brugere. Derudover vil I med dokumentstyring fra Qasi Control System opleve følgende:
- Integration med eksisterende systemer, information kan udveksles problemfrit mellem systemerne. Ved at samle al information ét sted bliver det nemmere at holde styr på dokumentationen og sikre, at alt er opdateret og korrekt
- Brugervenlig grænseflade og funktionalitet. Et dokumenthåndteringssystem er kun så godt som dets brugervenlighed, hvor vores system er designet med brugeren i tankerne.
- Versionsstyring og godkendelsessikring. Qasi Control System som kvalitetsstyringssystem til dokumenthåndtering, gør versionsstyring til en simpel opgave. Hver ændring i et dokument registreres, så det altid er muligt at se, hvem der har gjort hvad, og hvornår.
Vink farvel til manuelle processer
Har I som virksomhed indtil nu håndteret jeres dokumentstyrring, vil der næsten uundgåeligt opstå mangler eller fejl. Manuelle processer indebærer altid en risiko for fejl, hvor når dokumenter kopieres eller flyttes rundt manuelt, kan det føre til forkerte versioner eller ufuldstændige opdateringer. Med Qasi Control System til jeres dokumentstyring fjernes denne risiko, da dokumenthåndteringen digitaliseres og automatiseres.
Uden et digitalt system kan det være svært at holde styr på, hvem der har ændret hvad, og hvornår. Med systemet registreres alle ændringer, hvilket giver en klar oversigt over dokumenthistorikken.
Derudover er der også elementer af overdrevet papirarbejde og ineffektivitet. Fysiske dokumenter kræver tid og ressourcer at administrere, hvor I med vores kvalitetsstyringssystem til dokumenthåndtering, kan eliminere behovet for papir, der resulterer i et en mere effektiv arbejdsgang for jer.
Integrer systemet med eksisterende IT-systemer
QMS-systemet hos Qasi Control System hvor dokumenthåndtering er en del af pakken, er designet med fleksibilitet i tankerne. Har I derfor opsat IT-systemer der tager hånd om jeres nuværende processer, vil det være muligt at udveksle information/data mellem systemerne, så dokumenter og oplysninger altid er opdateret og konsekvente på tværs af virksomhedens systemlandskab.
Integration af systemet med eksisterende IT-systemer forenkler dokumenthåndteringen, og gør det muligt at automatisere mange af de opgaver, der normalt kræver manuel indsats, såsom opdatering af dokumenter ved ændringer i produktionsplaner eller nye kvalitetskrav.
I vil nemt og smertefrit kunne integrere systemet med eksisterende IT-løsninger, uanset om det vedrører produktionsdata, materialespecifikationer eller medarbejderoplysninger. Omvendt er det også muligt at eksportere information til eksterne systemer, så I sikrer konsistens og nøjagtighed.